これぞ晴天のヘキレキ

エクセル中級者が活用しているデータ照合

      2017/02/07

エクセルの操作に慣れてくると、作業の簡素化を目指すのは当然のことだ。

同じような内容を別のシートに入力する時に、自動的にデータを抽出できるようなシステムを作ることが時間短縮につながる。

エクセルのデータを照合することによってできる作業の一例や、効率的に抽出する方法を、備忘録。

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Q.エクセルのシートで同一データを照合し抽出できますか?

Excelですが、検索キーに、同一データ(レコード)が複数あるとき、検索して、その全部を抽出表示する方法を教えてください。

Vlookupは、同一データが複数あるとき、最初の行(レコード)を1つだけ抽出してきます。2つ目、3つ目の行は抽出できませんが、その全部を抽出する方法がありますでしょうか。

例えば、以下の例で、「A株式会社」をキーに検索した場合、<検索結果>シートのように、該当のレコード3つ(行2~4)を抽出して表示するようにしたいのですが、方法はありますでしょうか。よろしくお願いします。

<データシート>
 列A  列B    列C 列C
行1 No 会社名   所属 担当者
行2 1 A株式会社  ○事業部  坂下順人
行3 2 A株式会社  △事業部  滿山友人
行4 3 A株式会社  △事業部  目標達子
行5 4 B株式会社  設計部山下清人
行6 5 B株式会社  営業部横浜美人
行7 6 C株式会社  営業部川崎次郎
行8・・・・・・・・・・・・

<検索結果:別のシートにおいて>
行1 会社名 所属  担当者
行2 A株式会社 ○事業部 坂下順人
行3 A株式会社 △事業部 滿山友人
行4 A株式会社 △事業部 目標達子

引用元-Excelですが、同一データが複数あるとき、検索して、その全部を抽出する方法 – BIGLOBEなんでも相談室

A.私が思う、エクセルのデータの照合方法

Vlookup関数をファイル1か2のどちらかのC列に入れて同じ値があるかどうかを確認する。
あれば数字が返ってくるし、なければエラー値になるのでそれで判別。

例えばファイル1のC列に1行目に以下を入れてオートフィルターでコピーする
=VLOOKUP(A1,[ファイル2.xls]Sheet1!$A$1:$A$100,1,FALSE)

ファイル名とシート名や範囲は状況に合わせて。

引用元-エクセルで2つのデータを照合したい – Access(アクセス) 解決済 | 教えて!goo

エクセルのデータを照合し一致・不一致を表示するヒント

Sheet1の
B2=IF(A2=””,””,IF(COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$5000,A2),”一致”,”不一致”))
Sheet2の
B2=IF(A2=””,””,IF(COUNTIF(Sheet1!$A$2:$A$5000,A2),”一致”,”不一致”)
それぞれの式を多めに(5000行)オートフィル(コピー)しておいてはいかがでしょう。
————————————–
Sheet1の
B2=IF(COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$5000,A2),”一致”,”不一致”)
あるいは
B2=IF(ISERROR(MATCH(A2,Sheet2!$A$2:$A$5000,0)),”不一致”,”一致”)
C2=IF(B2=”一致”,INDEX(Sheet2!I$2:I$5000,MATCH(A2,Sheet2!$A$2:$A$5000,0)),””)
B2:C2を下方へオートフィル(コピー)

Sheet2の
B2=IF(COUNTIF(Sheet1!$A$2:$A$5000,A2),”一致”,”不一致”)
あるいは
B2=IF(ISERROR(MATCH(A2,Sheet1!$A$2:$A$5000,0)),”不一致”,”一致”)
下方へオートフィル(コピー)

引用元-EXCELで2つのシートのデータ照合および抽出 – こんにちは会社… – Yahoo!知恵袋

エクセルのデータ照合から応用できる一例

たとえば、条件付き書式との併用すれば、何かのデータを入力する際に、

「あらかじめ決められたデータ以外が入力されたら、知らせてくれる」

なんてこともできるわけです。

では次の表を例に、実際にやってみましょう。

B列には、「製品名リスト1」にある型番だけを入力したい

といったケースです。?

?
(1) B列を選択。

(2) [書式]メニュー から [条件付き書式] を実行。

(3) 「数式が」 を選択。

(4)?テキストボックスに、次の計算式を入力する。

   =COUNTIF($E:$E,B1)=0

(5) [書式]をクリック。

(6) [色]から赤色を選択。

(7)?[OK]をクリック。

(8)?[OK]をクリック。

?

ちなみに計算式で、「$E:$E」というように絶対参照になっているのは特に意味はありません。

引用元-COUNTIF関数(5)-リストの照合・リストによる入力チェック[Excel関数リファレンス] [比較てき、、、]

数字だけなら引き算、それ以外は関数でデータ照合

単純に数字同士ならこのように引き算するだけで良いのですが、文字列と文字列を比較するにはどうしたらよいでしょうか。もちろん引き算は通用しません。

文字列や値を単純に比較するだけならEXACT関数を使うのが楽

文字列や値を比較して、単純に一致するか一致しないかという答えが得られればよいという場合は、EXACT関数を使うのが最も簡単です。

EXACT関数は比較対象の2つの値が同じならばTRUE(Yesという意味)、違うならばFALSE(Noという意味)という答えを返します。

ただ、自分だけが見る資料ならまだしも、仕事などで他の人に読んでもらう資料にTRUEやらFALSEなんていうわかりづらい論理値を表示するのはあまりよろしくありません。

そういう場合は次のIF関数を使ってみてください。

IF関数なら判定結果を自由に設定できて応用もきく

判定した結果を○×やYesNo、その他どんな答えでも自在に設定できるのがIF関数です。

実際のビジネスの現場ではEXACT関数なんかよりもIF関数の方が圧倒的に出番が多く、複雑な応用もきくので今後ずーっとあなたのお役に立ちます。

このIF関数がわかるとエクセル活用の幅が一気に広がります。

引用元-エクセルでデータを比較する一番簡単な方法 | エクセリューション

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