これぞ晴天のヘキレキ

どうする?相手からアポイントメールの返事が来ない時

      2017/03/27

どうする?相手からアポイントメールの返事が来ない時

取引先にアポイントを取る場合メールを送るという場合が多いと思いますが、

メールを送ったのにも関わらず返事がこない・・・

こんな時どう催促しますか?

相手に失礼のないように催促する方法や、返事がきやすいメールの書き方などをまとめてみました。

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アポイントメールを送る時は返事がしやすいよう選択肢を提示

日程調整を依頼する場合、こちらからのお願いなのでできるだけ相手の意向を尊重したいという気持ちは理解できます。

しかし、例えば「今月ならいつでも結構です」と言われた場合、漠然とし過ぎているため相手はかえって返答に困ることもあります。

そこで相手のことを思えばこそ具体的な候補日を3日程度選択肢として提示し、その中から選んでもらうようにすることが望ましいと言えます。

その上で、もし提示した候補日が全て相手の都合が悪い場合も想定し、他の日を希望する場合は具体的な候補日を2日程度提示してもらうように案内しておくことです。

では例文で確認してみましょう。

お世話になっております。

お忙しいところ誠におそれいりますが、

次回打ち合わせの日程につきましてご検討をお願い申し上げます。

もし下記の候補日の中で○○様のご都合の良い日がございましたら、
その日をお知らせください。

・○月○日午後2時~
・○月×日午後2時~
・○月△日午後2時~

もし、候補日以外の日程をご希望される場合は、
お手数ですが2日ほど候補日を教示頂ければ幸いです。

それではご検討のほど、よろしくお願い致します。

引用元-アポイントの日程調整をお願いするビジネスメールの書き方【例文付き】

アポイントメールの返事が確実に欲しいなら返信期限を書く

メールは返信期限で締めくくる

メールの締めにも、返信をもらいやすくするためのワンポイントを追加しましょう。

メールへの返信を何日までに欲しい旨を書いておくことにより、アポ取りメールへの返信率が上がります。

例文

お忙しいところ、まことに恐縮でございますが○月×日(△曜日)までに御返信頂けましたら幸いです。

宜しくお願い致します。



日程を決めておかないと、お客様が返信を先延ばしにしてしまいメールの返信も来にくくなります。

それを防ぐためにも、いつまでに返信が必要かを書いてください。

また、日程の折り合いがつかなかった場合は、もう一度ここに書かれている手法を使いアポをとり直します。

メール送信後の電話でのフォローアップも忘れない

営業マンのなかでもやる人とやらない人で分かれるのが、メール送信後の電話フォローです。

通常のお礼メールなどの場合には特別必要ないのですが、大事な資料を送付したときや、今回のようなアポ取りメールのような、確認が必要なメールに関しては必ずメール送信後に電話でフォローをしましょう。

「メールをお送りしたのでご確認ください」の一言で構いません。

また、送付した相手が不在の場合は、電話口の方に「メールを送信したので、確認してくださいとお伝えください」と伝言を頼むようにしましょう。

引用元-アポ率が劇的にアップ!営業のアポ取りの時に使えるメール文例集

相手先からアポイントメールの返事が来ない時の催促方法

悩ましいのは、ちょっと気を使わなくてはならない方に、返信メールを催促するときです。

妥当な方法は、メールで催促をすることです。

そのさい、以下のポイントを押さえましょう。

?冒頭に催促のお詫びを書く
なぜ、返信メールがいただけないのでしょうかと、文句をいったのでは、相手を不愉快にしてしまいます。まずは、「お忙しいところろ、申し訳ありませんが」などと、あいさつ文の後の冒頭に、お詫びの言葉を書きます。

?先に送ったメールの件名と送信日時を書く
返信が来ないということは、相手がメールを見落としたと思われます。ですから、送ったメールの件名と日時を書いて、相手の確認を促します。

?要件を箇条書きにして再度伝える
返信して欲しかった要件を端的に書いて伝えます。

?相手の言い訳を用意してあげる
送ったメールが迷惑メールとして迷惑タォルダに入ってしまったということも考えられます。「送信したメールが迷惑フォルダに入っているかもしれませんので、後ほど確認をお願いします」と書いておくと、相手はそれを言い訳にして返信が出しやすくなります。

?催促したことを詫びる
返信をお願いしたのに、返信が来ないというのは、相手にも問題はありますが、ここは丁寧に催促したことを詫びしておくのが賢明です。

引用元-3分でわかる、帰ってこない返信メールの催促|アラカンの☆やりなおしパソコン講座

こんな文章送ってない?アポイントメールNG例

・自分の都合優先の言い方

悪い例

「私は○日と○日でしたらOKです」

「ミーティングの方ですが、○日○時になります」

改善例

「私といたしましては、できれば、○日○曜の○時~○時か、○日○曜の○時~○時の間ですとありがたいです」

「ミーティングですが、○日○曜○時からに決まりました」

一方的に自分の都合から伝えるのは配慮に欠けます。また、「OK」、「NG」などの略語はフォーマルなビジネスの場では不向きです。

さらに、「~の方」、「ミーティングが~になります」という表現は、間違った日本語です。

・相手の都合を尋ねる恥ずかしい言い方

悪い例

「お暇な時間があれば教えていただけますか」

「いつなら大丈夫ですか」

改善例

「ご面会をお願いできるお時間があれば教えていただけますか」

「いつならご都合がよろしいでしょうか」、「いつならお時間をいただけますでしょうか」

ビジネス中に空き時間はあっても、「暇」はありません。「暇=有能なビジネスパーソンではない」とも感じられます。「暇かどうか」と尋ねるのは避けましょう。

また、「大丈夫?」と言うのもフォーマルな言い方ではなく、学生気分が抜けていない表現です。

・あいまいな尋ね方

悪い例

「来週あたり、お時間いただけますでしょうか」

「お時間があったらでいいんですけど、ミーティングお願いします」

改善例

「来週月曜日から木曜日の間でのご都合はいかがでしょうか」

「もしお時間があれば、今週中にミーティングができればと願っております。ご都合がつかない場合はお電話ででも結構です」

「来週がいいのか、再来週でもいいのか?」、「時間がなければ打合せなしでいいのか?」などが分かりません。

選択肢を狭くすると一方的になりますが、遠慮してあいまいに伝えるのも、日時を決める手間を余計にかけさせることになります。

引用元-恥をかかないためのアポイントメール文とは? – ライブドアニュース

メールを送る時は相手の立場を考えて送ろう

メールはこちらの都合で、一方的に送れるものです。

そのため、意識をしないと自分の都合だけで送ってしまいます。相手の立場を考えていない失礼なメールは、誰も読んでくれません。

返信がこないのは、あなたに原因があるのです。
?
要は、相手の視点に立ってメールを作成することが重要です。

お客様がメールを開いてから、文章を読み、返事を書き、返信ボタンを押すまでの、全ての動作において何を感じるかを真剣に思い浮かべます。
?
営業は、「お客様がどう感じるか」を考える仕事です。ここで解説したメールのマナーに限らず、常にそれを意識して、日々の営業活動に取り組んでください。

引用元-メールの基本マナー:お客様から返信がこない本当の理由

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