これぞ晴天のヘキレキ

教授にメールを送る時に確認するべき事とは

      2017/02/07

教授にメールを送る時に確認するべき事とは

大学では教授とメールでやりとりが増えますが、内容などが失礼ではないかどうか、送る前にきちんと確認しなければなりません。

ここでは教授にメールを送る時に、確認すべきことをまとめてみました。

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教授にメールを送る時は件名を書いているか確認しよう

教授への失礼のないメールの書き方

1、件名

件名(subject)は忘れがちですが、必ず記入しましょう。

忙しい教授は一日に何十通のメールを受け取っておられる方もいます。

そんな教授のためにも、一目でわかるように本文の内容を簡潔にまとめたものを件名にしましょう。長すぎると全てが表示されず逆にわかりにくいことも。

また、内容がわかりにくい件名やありふれたものだと、スパムメールと間違われて確認してもらえなかったり、急ぎではないと思い後回しにされてしまう可能性もあります。

さらに丁寧に自分の名前を件名に記入すると教授は安心してメールを確認することができます。
?
OK例?
「○○の授業について(○○学部○年氏名)」「『○○演習』宿題について」
「【質問】明日のゼミの資料」「【お願い】奨学金の推薦」etc.
?
NG例
「こんにちは」「はじめまして」「ご確認ください」「お願い」etc.

引用元-大学の教授へのメール、失礼のないように送信できていますか?|ハッピーキャンパス

教授にメールを送る時の流れを確認しよう

◆メールの流れ

????????????????

件名:○○について   …①件名

????????????????

○○先生   …②宛名

最初の挨拶文(お世話になっております、等)
○○と申します。               …③挨拶文
○○についてメールさせていただきます。

○○○○○○○○
○○○○○○○○    …④内容
○○○○○○○○

締めの文   …⑤締めの文

○○大学 ○○学部○○学科 学籍番号○○○○
氏名
Eメール:○○○○@gmail.com       …⑥署名
携帯:090-123-4567

????????????????

添付:氏名「○○レポート」   …⑦添付ファイル

引用元-大学生必須!大学教授へのメールの書き方 | DAIGAKU.TV TIMES

教授からメールの返信が来たら確認の意味でもお礼のメールを

??その5:相手に「指図」をしない

「早めのお返事お待ちしております」のように締めくくる学生さんがいますが、このように、相手に(「早く返信しろ」と)指図をするような表現は、目上に対して失礼です。

同じような例に「このメールへの返信は必要ありません」というのがあります。

返信するかしないかはメールをもらった相手(教員)が決めることです。

人を敬うという態度の基本は「自分のことより相手の都合を先に考える」「物事はなるべく相手に決めてもらえるように配慮する。自分は合わせる」という発想です。

余計なひと言で読み手に悪印象を与えないよう気をつけましょう。

??その6:質問やお願いのメールで「~してください」は厳禁

「~してください」は命令形です。敬語を使う場面では避けること。

「~していただけないでしょうか」「~していただけましたら幸いです」を使いましょう。詳しいことは敬語の使い方のページを参照してください。

??その7:一度で話が通じるように(丁寧な日本語で)説明する。「暇」という表現は使わない

1~2行のメールではまず話は通じないです。

何が聞きたいかわからず何度もやりとりするのはお互いに時間の無駄ですね。

「何のために情報を集めているのか」「どこまで自分で調べたのか」など、ちょっとでも説明があると全然違います。

話し言葉と書き言葉は違うので、普段教員に直接話しているときより、文章表現はもうちょとだけ丁寧にしてください。

「暇があったら」「暇な時間」という表現が使えるのは、「あそびの相談の時だけ」と考えてください。「お時間がありましたら」「ご都合のよい時間」と書きましょう。

??その8:教員から情報が無事届いたことを確認する御礼のメールを送る

自分の問題が解決したら、ぷっつりと連絡がそこで終わってしまうというタイプの学生さんがよくいますが、大変失礼な態度だと思います。

まれではありますが、メールが何かの事故で届かないということはいつでも起こり得ることです。メールが届いたことを確認してもらう意味でも、最後のお礼は必ず書きましょう。

引用元-

教授に相談がある時はメールでアポを取るようにしよう

アポの取り方

教員に相談したいことがあるときには、事前にメール等で連絡をして、了承を得てからにしましょう。

間違っても研究室に突撃することの無いように!

ごくまれにいつでもどうぞ、な教員もいらっしゃいますがそれは例外です。

いずれにしても確認をした方がよいでしょう。

オフィスアワー(研究室訪問が可能な日時を予め設定している)がある大学は、その日時に訪問出来るよう、自分の日程を調整することが望ましいです。

自分の都合のよい時間を勝手に設定して「この時間に行っても良いですか」というのは失礼にあたります。

予め教員の出勤情報(何曜日が出勤で、いつ授業をしているのか等)を学部の事務の方に聴いておくのも良いと思います。

メールの書き方

教員にアポを取るときなどのメールの書き方についてお伝えします。

まずタイトルでどのような内容なのかを分かるようにします。無題では送らないようにしましょう。

「◯◯について」
「◯◯のお伺い」
「◯◯のお願い」

などと簡潔に記載します。

タイトルには先生の名前をフルネームで記載します。

文の始めには、自分のことを名乗り、どういった件でご連絡したのかを記載します。

タイトル:◯◯のお伺い

◯◯先生

突然のご連絡を失礼いたします。
◯年◯番の◯◯申します。
◯◯についてお伺いしたいことがあり、ご連絡を差し上げております。

(お伺いしたい内容を記載)

お忙しいところ申し訳ありませんが、ご検討よろしくお願い致します。

◯年◯番
◯◯
アドレス

このような形式が基本文です。
ご参考にしていただければ。

引用元-大学教授、教員とのアポの取り方、メールの書き方 – やしのきになりたい

教授へメールを送る時はなるべくPCからにしよう

1.できればPCから送ろう

学生にとってはメール=携帯で送るものとなっているかとは思いますが。

携帯の設定によっては、返信しても迷惑メール扱いされて届かないことがあるのですよね。

添付ファイルを送りたいときにも何かと不便です。

基本、PCから送るようにしましょう。

引用元-バカ学生と思われないための21のメール術 | 就活の栞

twitterの反応

https://twitter.com/eupncth/status/803560316298592256

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