これぞ晴天のヘキレキ

今更聞けない代理メールを送る時の文面について

      2017/02/07

今更聞けない代理メールを送る時の文面について

仕事で上司の代わりに代理メールを送る際、文面をどのようにしたらいいか迷う時がありますよね。

でも、今さら常識的な事は中々聞きにくい・・・。

先方に正しいメールを送るためにも、ビジネスメールの常識についてまとめてみました。

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代理でメールを送りたいけどこの文面でいいのかわからない・・・

営業のアシスタント業務を行っています。

代理でメールを送信する場合について教えてください。

通常 代理でメールを送る際は、始めに「●●の代理で・・・」と記しているのですが、「担当営業が既に作成した文章」を代理で送信する場合はどうすれば良いのでしょうか?
担当営業からは「担当営業の名前」で始まっている文章を渡されています。

添付する見積書に 外出中の上司の承認をもらってから送信するのですが、上司が帰社する前に 担当営業が外出してしまうため、代理でメール送信することになりました。

今回は急いでいたため 自己判断で文章に加筆して送信してしまったのですが、今後のこともあるのでご教示いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

引用元-代理でメールを送信する場合 – その他(ビジネス・キャリア) 解決済 | 教えて!goo

代理メールの注意点、文面に気をつけて

代理メールの注意点①:代理であることを明記する

最初の注意点は、誰が誰の責任の下で書いたビジネスメールなのか明らかにすることです。

上司の代理でビジネスメールを作成するとき、上司の名前を騙っては、相手は上司からメールが来たのだと誤解します。

また、反対に代理であることや上司の氏名を書かず、あなたの氏名だけでメールを送ると、そのメールや案件の責任者はあなただと相手は誤解します。

その結果、余計なトラブルを引き起こす可能性もあります。誰かの代理でビジネスメールを書くときは、代理であることを必ず明記しましょう。

文中で責任の所在を明らかにする

代理で書くビジネスメール本文では、まず会社名とあなたの氏名を明記し、その後上司の指示により代理でビジネスメールを送信したことを書きます。

文中に「○○(上司氏名)の指示によりメールを送信しました」というように書いておけば、そのビジネスメールの責任の所在が相手にも伝わるので、誤解が生まれることがなくなります。

責任の所在を明らかにすることは、代理でビジネスメールを書く上でトラブルを防止するための重要な注意点です。

代理メールの注意点②:余計な付け足しはしない

次の注意点は、上司の指示通りのビジネスメールを書くということです。

上司の代理でビジネスメールを作成するときには、上司に指示された内容のみを書くようにしましょう。

あなたの考えや補足説明などを書いてしまうと、それによって誤解を招く恐れがあります。

上司の代理でビジネスメールを書くときには、メールの責任者である上司に指示された内容のみを書き、余計な付け足しはしないようにしましょう。

付け足す場合は該当箇所の責任が自分にある旨を明記する

確認せずに文章の付け足しをすると、先方、上司、両方に迷惑をかけてしまう可能性があります。

どうしても補足しなければいけないことがある時は、その部分の責任者が上司ではなくあなただと明示しなければならないことも、重要な注意点です。

また、代理で作成したメールに補足や説明をつけ足すときには、上司に「この内容でよいか」の確認をとってから送信しましょう。

勝手な行動を慎むということは、どんな場面においても重要な注意点です。

引用元-ビジネスメールを上司の代理で送る時の注意点3つ | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

代理メールの注意点、文面に連絡先を明記することは忘れずに

連絡先を明記する

忘れてはいけないのが、連絡先をはっきりと分かるように書くことです。

メールでの連絡の場合、通常は返信で連絡を取ればいいので連絡先の記入を省いてしまうことがありますが、代理で作成されたメールの場合は連絡を取りたいときに上司に直接連絡を取ればいいのか、このメールに返信すればいいのかが分からなくなってしまいます。
メールの最後には必ず連絡先を明記し、上司が対応するのか代理人が対応するのかも書いておきましょう。

代理でメールを書くように頼まれるのは珍しいことではありません。忙しい上司ともなればメール作成の時間も惜しいものですし、パソコンに不慣れでメールの代筆を頼む上司もいます。

簡単な仕事だからといって疎かにしてはいけません。

連絡業務は一見、簡単に見える仕事ですが、わずかなミスが大きな損失につながりかねない重要な仕事です。気を引き締めて、ミスが無いように代理メールを作成してください。

引用元-“ちょっとしたミス”が大きなトラブルのもとに!上司の「代理」でメールを送る際の注意点|U-NOTE [ユーノート]

イラッとさせない、ビジネスメールの常識・非常識

本当はイラッとされているかも?
ビジネスメールの常識・非常識

日常的にやりとりするメール。

だからこそ、自分では「そういうもの」と思っていたメールが、相手に「気がきかない」「仕事ができなさそう」と思われてしまう非常識メールになっているかもしれません。

自分のメールと比べながら、チェックしてみてください。

よかれと思ったその一言、余計では?

最近はプライバシー問題にも注目が集まり、いろいろな問題も起きています。

ビジネスメールでも同様、自社・他社問わず、必要のない個人の情報は書かないよう気をつけましょう。

特に、社内の人間の欠勤や休暇の理由などはなるべく伏せ、下記のように伝えるのがベター。

(○○部長に確認しなければわからないことがあるとき)

×?申し訳ありません。
??上司が休暇で家族旅行に行っておりまして、
??この件について確認がとれません。

○?申し訳ありません。
??本日上司が不在にしておりますので、
??この件についての確認がとれません。


引用元-本当はイラッとされているかも?ビジネスメールの常識・非常識|知らないと恥をかく ビジネスメール文章術|ダイヤモンド・オンライン

メールで添付資料を送る時に注意すること

添付資料

メールではデータを添付して送信することができます。

しかし、添付するファイルによっては、メールの受信者に迷惑をかけてしまう場合もあります。

以下、主な注意点をご紹介します。

ウイルスに感染していないか確認する

添付したデータやメールにウイルスが感染していた場合、受信者に大変な迷惑をかけることになります。

個人情報の漏洩や社外秘情報などが流出してしまうと、個人間での問題では済みません。
また、例えウイルスを駆除することができたとしても、送信者に対する信頼回復の見込みは限りなくゼロに近くなってしまいます。送信前に必ず確認をしましょう。

送信前にウイルスに感染していないか、チェックするツールもあります。一部紹介しますので、ぜひ利用してみてください。

So-net ウイルスチェックサービス
ぷらら 送信ウイルスチェック
CYBERHOME メールウイルスチェックサービス

ファイルの種類を確認する

自分が使っているソフトが相手のパソコンに閲覧できるソフトが入っているとは限りませんので、相手に確認をとる必要がある場合もあります。

特に、パワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)などは注意が必要です。

以下のようなファイルは、ほとんどの環境で閲覧することができます。

・JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
・Word文書(doc/docx)
・Excel文書(xls/xlsx)
・PDFファイル(pdf)
・テキストファイル(txt)
・圧縮ファイル(zip)

ファイルのデータ容量を確認する

相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる要領に制限がある場合がありますので、相手に確認をとる必要があります。

いずれにせよ、大量のデータを送信する場合や、多くのファイルを送信する場合は、圧縮して受信しやすいようにしましょう。

ファイルを添付していることを文面に記載する

ファイルが添付されていることを文面に記載し、ファイルを開く前にどのようなファイルなのかを相手に知らせる必要があります。

内容の要約、データ量などを記載するといいでしょう。

例:「合同会議のご案内」に関しました次の2点を添付いたしますので、ご確認ください。

・「合同会議のスケジュール」(docx形式)
・「会議内容についての概要」(PDF形式)

引用元-ビジネスメールとは?今さら聞けない書き方マナーまとめ|ferret [フェレット]

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